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  作者丨李子霄

  來源丨實(shí)用管理學(xué)(ID:shiyongglx)

  有個老板帶著公司員工去打保齡球，開始時，大家玩得很高興，自發(fā)地分成兩個小組，相互探討經(jīng)驗(yàn)，研究保齡球的打法，營造了很積極健康的競爭氛圍。

  等大家玩了一會后，老板讓人在球道上拉一個簾子，這樣一來，打球的人還可以繼續(xù)打球，但是看不到球的滾動路線，看不到結(jié)果。很快，大家就失去了玩下去的興致。

  這時老板向大家道歉，并說明了這樣做的理由：想讓大家了解匯報、反饋的重要性。

  老板表示，下屬如果不主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，反饋工作進(jìn)程，領(lǐng)導(dǎo)就會云里霧里，不知道下屬工作進(jìn)展情況：

  是否遇到了困難?是否走了誤區(qū)?是否能夠在規(guī)定期限順利完成?

  作為下屬，不要等著領(lǐng)導(dǎo)叫你才匯報工作，而要主動匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)及時了解你的工作情況，察覺出你工作中的問題，給予指導(dǎo)和幫助，這樣不但可以避免執(zhí)行跑偏，還能有效地化解危機(jī)。

  主動匯報工作，有助于消除上下級之間因溝通不暢引起的誤解。

  比如，領(lǐng)導(dǎo)交代你一項(xiàng)工作，你干了一天，晚上還加班，但沒完成，第二天接著干，到了晚上終于干完了。但是你沒有主動匯報，而是等到第三天領(lǐng)導(dǎo)找你時，你才匯報工作。領(lǐng)導(dǎo)說“一個簡單的工作怎么搞這么久?”

  相信聽了這話，你會很委屈，連續(xù)兩天加班加點(diǎn)地干，領(lǐng)導(dǎo)還說你慢。其實(shí)，不必報怨領(lǐng)導(dǎo)，錯的是你。

  如果第一天晚上加班時，你打電話給領(lǐng)導(dǎo)匯報一下工作進(jìn)展，說你一直工作到現(xiàn)在，今天完不成。如果晚上不方便打電話，下班時把進(jìn)展情況匯報一下。第二天繼續(xù)這樣匯報，看看領(lǐng)導(dǎo)還會不會怨你?

  主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，還能體現(xiàn)出你盡職盡責(zé)、認(rèn)真工作的職業(yè)態(tài)度，能給領(lǐng)導(dǎo)留下很好的印象。而且領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)你的工作進(jìn)展，及時對后續(xù)工作做好安排。

  說了這么多關(guān)于主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的好處，那么，匯報工作具體要注意什么呢?什么時間匯報，怎樣匯報?下面我們就來詳談匯報技巧。

1

時間跨度較短的工作：

什么時候完成

什么時候匯報

  領(lǐng)導(dǎo)交待的工作，各式各樣，有的工作三五分鐘就能完成，比如復(fù)印一份文件，有的工作一天之內(nèi)就能完成。對于這些工作，最好什么時間完成，什么時候匯報。

  我進(jìn)入職場的頭幾年，在一家大型的外資企業(yè)工作。記得有一次，領(lǐng)導(dǎo)讓我統(tǒng)計一個銷售報表，我工作到晚上十點(diǎn)多才完成。

  當(dāng)時領(lǐng)導(dǎo)早就下班了，于是我給領(lǐng)導(dǎo)打了個電話，說銷售報表已經(jīng)統(tǒng)計完成了，領(lǐng)導(dǎo)說：“好，好，工作到這么晚，辛苦了，快點(diǎn)回去休息吧!”領(lǐng)導(dǎo)的話語盡顯關(guān)懷，讓我覺得加班是值得的。如果我不打這個電話，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為我很快就做完了，但不知道我這么辛苦。

  后來我總結(jié)了一條匯報經(jīng)驗(yàn)：

  對于短時間內(nèi)可以完成的工作，盡量做到什么時候完成，什么時候匯報。如果提前完成，也要提前匯報，絕不空耗時間，假裝工作做了很久。

  舉個例子，領(lǐng)導(dǎo)交代給你一個任務(wù)，要求下班之前完成，可你下午4點(diǎn)就完成了工作，那么你最好4點(diǎn)就去匯報。

  因?yàn)橥ㄟ^匯報，領(lǐng)導(dǎo)就會知道你工作的進(jìn)程和狀態(tài)。如果做得好，領(lǐng)導(dǎo)會予以表揚(yáng);如果做得不到位，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的指點(diǎn)，還有時間去修改和完善。

  如果一直拖到下班時再匯報，一旦發(fā)現(xiàn)工作執(zhí)行走樣，那你可能要加班或第二天修改，這樣也耽誤了你的時間。

2

時間跨度較長的工作：

堅(jiān)持每天匯報

讓領(lǐng)導(dǎo)了解進(jìn)展

  對于時間跨度較長的工作，比如，三五天甚至一兩個月才能完成的工作，就不可能等到完成時再匯報。

  尤其是做市場的，幾天之內(nèi)不可能產(chǎn)生效益，需要一段時間的投入才有收獲。

  那就得主動報告你的階段性工作情況，讓領(lǐng)導(dǎo)對你的工作進(jìn)程心里有譜，便于領(lǐng)導(dǎo)幫你把關(guān)，適時給你提供工作指導(dǎo)，確保你的工作有條不紊地開展，直至圓滿完成。

3

匯報的內(nèi)容：

階段性匯報結(jié)果

匯報重點(diǎn)，不說廢話

  老板(領(lǐng)導(dǎo))通常都很忙，或者看上去很忙，他沒時間，也沒興趣聽你事無巨細(xì)地匯報事情的來龍去脈。

  比如，你負(fù)責(zé)文書處理，就沒必要告訴老板，文件沒打出來是因?yàn)槟袥]換新的，新墨盒沒換是因?yàn)椴少彶窟€沒有把墨盒買回來……你只要告訴他結(jié)果：打印的文件還需多久送到他手上。

  特別是當(dāng)工作沒完成，你應(yīng)該先說出來，再說明沒完成的理由。切不可先說一大堆理由，然后說工作沒完成，這樣領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為你在為自己辯護(hù)、推卸責(zé)任。同樣是工作沒完成，先說結(jié)果與后說結(jié)果，給領(lǐng)導(dǎo)的印象會截然不同。

  說完結(jié)果后，領(lǐng)導(dǎo)可能想聽你說說工作過程，這時一定要挑重點(diǎn)，切勿不分主次，面面俱到，一股腦倒出來。

  這樣不僅吸引不了領(lǐng)導(dǎo)，甚至?xí)m得其反。為此，你匯報之前，最好列個大綱，在心里明確要講的幾點(diǎn)，這樣匯報時你才能做到重點(diǎn)明確、繁簡適度。

4

關(guān)于工作困境：

匯報的時候提出一些建議

供老板參考

  如果是例行性的工作匯報，那一般都很簡單，但如果工作遭遇困難，匯報就會令人頭疼。

  本來遇到問題了，老板心情就不好，還得絞盡腦汁幫你善后，可想而知這個匯報過程多么痛苦。

  可是，如果遇到問題不向老板匯報，那就是你的失職。

  所以，在匯報問題時，永遠(yuǎn)帶著建議去。

  有理有據(jù)地找出事實(shí)背后的本質(zhì)問題，得出結(jié)論，形成決策意見，供領(lǐng)導(dǎo)選，這才是優(yōu)質(zhì)的匯報。

5

匯報時機(jī)：

未雨綢繆

帶著預(yù)見性匯報

  未雨綢繆永遠(yuǎn)都比亡羊補(bǔ)牢好，當(dāng)工作即將進(jìn)入到下一個議程時，你應(yīng)該提前匯報;

  當(dāng)你預(yù)料到工作可能無法如期完成，更要提前匯報，說明原因，讓領(lǐng)導(dǎo)有個心理準(zhǔn)備。

  未雨綢繆能給大家留出解決問題的時間，從而找到變通的辦法。反之，等到出了問題才去匯報，就會讓你和領(lǐng)導(dǎo)都陷入被動。

6

匯報原則：

必須實(shí)事求是

切勿弄虛作假，報喜不報憂

  很多人向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時，喜歡講成績、講好事，對于問題和錯誤則輕描淡寫，甚至干脆隱瞞不報。

  這會影響領(lǐng)導(dǎo)對客觀情況的了解，貽誤決策時機(jī)，可能會使小問題變成大危機(jī)，這對公司發(fā)展是致命的。

  在德國摩登公司的發(fā)展史上，曾出現(xiàn)過這樣一件事：

  一線員工發(fā)現(xiàn)公司的大客戶單方面終止了合同，馬上給主管打電話匯報：“主管，不好了，公司的大客戶丟掉了，這直接影響我們的效益啊!”這是實(shí)事求是的匯報。

  主管壓住內(nèi)心的慌張，假裝淡定地說：“慌什么啊?鎮(zhèn)定一點(diǎn)!”說完他思考了一會兒，組織了一下語言，然后給上司打電話：“經(jīng)理，市場部出了點(diǎn)問題，一個客戶流失了。”這是典型的輕描淡寫，而且用詞模糊，很容易誤導(dǎo)人。

  經(jīng)理說：“流失一個客戶怕什么，我們公司的客戶還有很多，繼續(xù)開拓市場，爭取獲得更多的合作?！?/span>

  正在這時，公司總裁給經(jīng)理打電話，了解市場開拓情況，經(jīng)理笑著說：“總裁，你放心，市場開拓得很好，一切盡在掌控之中，很多客戶都與我們有合作的意向，很快我們就會拿下他們?！边@是在自說自話，其實(shí)根本就沒有了解實(shí)情。

  總裁放下電話，心里很踏實(shí)。然而，一個月后，公司召開月銷售會議，總裁才得知市場部出了嚴(yán)重的問題，老客戶流失，新客戶沒有……

  這個案例是典型的報喜不報憂，正如英特爾公司的總裁安德魯·格魯夫所言：“高層領(lǐng)導(dǎo)有時直到很晚才明白周圍的世界已經(jīng)發(fā)生了變化，老板則是最后一個知道真相的人?！?/span>

  中國管理培訓(xùn)專家余世維更是打趣地說：“一天，老板發(fā)現(xiàn)門外有人搬東西，出去一看，才知道原來公司倒閉了?！边@個夸張的描述很好地揭示了下屬報喜不報憂的危害。

  要想消除下屬報喜不報憂的行為，領(lǐng)導(dǎo)者需要做到：

  1)坦然聽取壞消息，不因下屬匯報壞消息大發(fā)脾氣，當(dāng)即斥責(zé)下屬;

  2)要求下屬匯報時措辭精確、明晰，不允許下屬用模糊詞語匯報工作，比如“出了點(diǎn)問題”、“還行”、“還可以”，聽到這些詞時，一定要追問“出了什么問題?”“還行(還可以)是什么意思，說具體點(diǎn)!”

  3)多走出辦公室，走到工作一線，了解實(shí)際情況。

  4)嚴(yán)懲報喜不報憂，匯報弄虛作假的行為。